Slik bruker du LEAN for å få en effektiv & lønnsom bedrift

Du har sikkert hørt om den Japanske metoden LEAN for å skape en lønnsom og effektiv bedrift. Her viser vi hvordan du i praksis kan utnytte de 5S-ene - og hvilke produkter som hjelper deg til å nå målene!

LEAN - kort fortalt

LEAN er å strømlinjeforme alle deler av driften slik at den blir mest mulig effektiv og lønnsom. Det betyr både å fjerne alt som er unødvendig og å organisere driften på best mulig måte. 

Her fokuserer vi på den siste av de to - dette kalles 5S-systemet. 5S har som mål å sørge for at arbeidsplassen er ryddig og organisert, og at det tar kortest mulig tid å finne det du trenger.

Det høres enkelt ut, men det er der styrken i systemet ligger: Med enkle grep kan du øke produktiviteten, effektiviteten og lønnsomheten! Dette skjer fordi du reduserer kostnader, får bedre flyt i driften og dermed færre stopp - og leverer raskere ut til kunde. 

| Les også: Derfor overlever ikke norske bedrifter »

Dette er de 5 S-ene

Steg 1. Sortere

Start med å gjennomgå alt utstyr, materiell og verktøy, og avgjør hva som er essensielt og hva som ikke er det. Behold kun det som er helt nødvendig, resten resirkuleres, selges eller lagres et annet sted. 

Steg 2. Systematisere

Når alt unødvendig er fjernet er neste steg å organisere det utstyret og verktøyet dere faktisk bruker. Her er det lurt å bruke god tid, og tenke igjennom hvordan alt kan oppbevares på en måte som effektiviserer bruken maksimalt, og gir best mulig arbeidsflyt. 

Ofte vil man ved hjelp av tape eller klistremerker tydelig angi hvor alt hører hjemme, slik at det blir ryddig og oversiktlig.

Steg 3: Skure

Det tredje steget handler om kontinuerlig rydding og rengjøring. Selv om hver ting har fått sin faste plass betyr dette ingenting dersom gjenstanden ikke faktisk ryddes tilbake dit den hører hjemme etter bruk. 

Det må derfor settes regler rundt hva som skal ryddes, når det skal ryddes og hvem som har ansvaret. Som oftes vil det være slik at den som har hentet utstyret også er ansvarlig for å sette det på plass igjen etter bruk. 

I tillegg må man ha en plan for generell rengjøring og avfallshåndtering, tanken er at alt skal “gå av seg selv”. Dette innebærer at man bestemmer hva som skal gjøres daglig, ukentlig og månedlig.

| Les også: Gi arbeidsplassen en makeover og få et bedre arbeidsmiljø »

Steg 4: Standardisere

Det neste steget er å lage gode oversikter, gjøremålslister og sjekklister over det som skal gjøres, samt å sørge for at alle involverte er trygge på hva som er deres oppgaver. 

Det er viktig at dette også gjelder ved nyansettelser, slik at alle som blir en deal av teamet får grundig opplæring i rutiner og ansvarsoppgaver. På den måten sikrer man en sømløs arbeidsflyt, uavhengig av hvem som er på jobb på et gitt tidspunkt. 

Steg 5: Sikre

Dette steget går på å forhindre at man faller tilbake til gamle arbeidsformer, etter at 5S er innført. Det betyr blant annet at man tar grep for å avdekke svakheter i rutinene, og stadig vedlikeholder og forbedrer dem. 

Det er gjerne sånn at selv med de beste intensjoner og innsats vil det være områder man har oversett, eller kanskje det viser seg at man av en eller annen årsak ikke greier å følge rutinene slik som de er satt opp. Da er det viktig at man har mekanismer på plass for å fange opp og håndtere dette, heller enn at man går tilbake til “gamlemåten” å gjøre ting på.

Gjort riktig kan 5S-systemet forbedre kundeservice, effektivitet, sikkerhet og fortjeneste. For at man skal lykkes er det essensielt at alle i organisasjonen er med både på hvorfor man gjør dette, er involverte i beslutningene om hva rutinene skal være og til enhver tid holdes oppdatert om disse.

| Les også: Den ultimate guiden til garderobeinnredning på jobb & offentlige steder »

Kilder: Clients First Business Solutions, Wikipedia