Kaster du bort tiden? Slik får du effektive møter

Det finnes gode møter hvor man avslutter med fornyet energi, og mindre nyttige møter hvor man tenker at det var en time man aldri får igjen av livet sitt.  Om folk rundt konferansebordet blir glassaktige i blikket eller deltakerne i teams-møtet driver med helt andre ting tyder det på at her er det rom for forbedringer! 

Møter har et dårlig rykte, og det er gjerne fordi man ikke er disiplinert nok i bruken av dem. Både fysiske og digitale møter kan være svært nyttige og viktige for å ta beslutninger, høre ulike synspunkter eller få nye ideer. Ikke minst kan de knytte grupper, avdelinger og organisasjoner bedre sammen og tydeliggjøre hvilken retning alle jobber mot. 

Hva er et vel gjennomført møte?

• Man oppnår målet for møtet
• Møtet er gjennomført innen avsatt tid 
• Møtedeltakerne opplever møtet som meningsfullt 

| Les også: 5 ting du kan gjøre for å samarbeide bedre på jobb »

Ofte har det satt seg en møtekultur som gjør det vanskelig å gjennomføre goder møter, men det er heldigvis enkle grep du kan ta for å gjøre møtene langt bedre og nyttigere.

Slik får du effektive møter

Vurder om det finnes bedre alternativer

Dersom du egentlig bare skal informere om noe, eller be om en rapport for eksempel, passer det bedre med en e-post enn et møte. 

Send ut en agenda på forhånd

Agendaen bør minimum inneholde en tydelig beskrivelse av formålet med møtet, og gjerne også punkter som skal gjennomgås. På denne måten har alle møtedeltakerne mulighet til å forberede seg, og det er lettere å fokusere på det som er viktig.

Start møtene til rett tid

Sørg for å ha testet at alt teknisk fungerer på forhånd slik at det ikke spiser av møtetiden. Start møtet når det er meningen det skal begynne, heller enn at det skal brukes 10 minutter på å vente til alle har kommet. Når alle på arbeidsplassen blir vant til at møter starter presis på klokkeslettet er det lettere å sørge for at man møter opp eller logger inn tidsnok. 

Noter stikkord under møtet

Dokumenter hva man kommer frem til underveis, og eventuelt hva som skal gjøres videre og hvem som skal gjøre det. Send gjerne ut en kort oppsummering på e-post etter møtet, slik at alle er på samme sted i prosessen og vet om det er noe de skal ta tak i.

Hold fremdriften under møtet

Det beste er å ha en person som er ansvarlig for gjennomføringen av møtet. Oftest vil det være den som kaller innn, men man kan selvsagt avtale at det skal være noen andre. 

Vedkommende holder tråden underveis, sørger for at temaene som skal belyses blir tatt opp samt at møtet kommer tilbake på sporet om diskusjonene tar for lang tid eller går utenfor tema. Det er bedre å avtale separate møter senere om man merker at det er behov for å dykke dypere ned i et tema.

Engasjer og involver

En av årsakene til at man mister fokuset under møter og tenker på helt andre ting, er at det ofte er en person som snakker eller presenterer over lengre tid mens de andre deltakerne hører på. Variér gjerne hvem som snakker om ulike temaer der det er mulig, og sjekk inn med de ulike deltakerne etterhvert slik at alle blir hørt og inkludert. 

Avslutt til rett tid

Like viktig som å starte møtet til rett tid er å avslutte innen avsatt tid. Forsøk også å holde møtene korte, etterhvert som dere effektiviserer møtene vil det bli lettere å sette av mindre tid per møte.

Gode møter sparer tid og er derfor viktige effektiviteten, men også for godt samarbeid i teamet. De holder motivasjonen oppe og gir deltakerne opplevelsen av å være involverte og inkluderte - godt for den enkelte og for bedriften!


| Les også: Smart kontoroppbevaring - slik får du mer plass  »