Få mer gjort - slik blir du mer effektiv

Opplever du at gjøremålslisten aldri tar slutt, eller at du blir distrahert og forstyrret i løpet av arbeidsdagen slik at du ikke får gjort det du skal? Få med deg våre produktivitetstips!

Å få kontroll på arbeidsoppgavene og å lære seg å prioritere riktig er veien til en langt mindre stressende arbeidshverdag. Når du stresser mindre får du også færre spenninger i kroppen, og sover bedre. Det blir en god sirkel hvor du får mer gjort på kortere tid, og i tillegg kan ta helt fri når du har fri. 

Tipsene under vil hjelpe deg med å bli mer produktiv, og med å lage et system hvor du ikke hele tiden må utsette oppgaver ved å skyve dem frem i tid. Husk at gode vaner kan ta litt tid å innarbeide, så hvis det er lettere for deg å ta det gradvis så gjør du det.

| Les også: En vanlig årsak til ulykker på lageret og hva du kan gjøre »

Bli mer effektiv - slik gjør du det

1. Avslutt hver arbeidsuke med å planlegge neste ukes gjøremål

Før du tar helg, gå over neste ukes gjøremål og planlegg hva du skal gjøre når. På den måten kommer du raskt i gang når mandagen kommer, og har et realistisk bilde av hva du vil få ut av uken.

2. Finn et system for å holde orden på oppgavene dine

I dag finnes det utrolig mange praktiske hjelpemidler for å holde orden på gjøremålslisten fra dag til dag. Prøv deg frem til du finner noe du liker, enten det er tasks i Outlook eller Gmail, en produktivitetsapp som todoist eller Clickup - eller du foretrekker penn og papir. 

3. Få ned antall oppgaver per dag

Gjøremålslisten din må ikke ha flere oppgaver enn det er mulig å fullføre.. Om du ofte opplever at du må forskyve oppgaver til senere, tyder det på at du legger for mange oppgaver på en dag. Bryt opp større prosjekter i mindre deloppgaver, og forsøk å komme deg ned på 5-10 oppgaver per dag.

4. Ta de mest utfordrende oppgavene først

Forsøk å få unna oppgavene som er mest krevende før lunsj, mens du fremdeles er frisk i hodet. Om du vet at det er enkelte dager i uka hvor du typisk er mer eller mindre uthvilt kan det være fornuftig å planlegge oppgavene utover uka etter det.

5. Slutt med multitasking

Det man i realiteten gjør når man multitasker er at man raskt bytter fokus mellom ulike oppgaver. Hver gang du bytter fokus tar det tid å komme inn i oppgaven, det er langt mer effektivt å jobbe med en oppgave av gangen.

6. Bli kvitt forstyrrelsene

Blir du ofte avbrutt av meldinger, telefoner og mail, eller at du tar deg selv i å lese avisa eller gjør andre ting når du skal løse en oppgave kan det hjelpe mye å ta bort det som forstyrrer deg. Sett deg som opptatt, sett på lydløs og lukk ned mailen. 

Du kan til og med finne utvidelser til nettleseren din som lar deg blokkere sosiale medier og andre sider du typisk besøker i de periodene du skal jobbe med spesifikke oppgaver.

| Les også: Når nettbutikken vokser – slik effektiviserer du »

7. Automatiser så mange oppgaver som mulig

Svært ofte er det mulig å la ulike apper ta seg av oppgaver som du i dag gjør manuelt. Det kan være utarbeidelser av rapporter, hente inn og fylle inn informasjon i excel eller andre programmer, sette opp varsler eller lagre filer på bestemte steder. 

Automatiser alt du kan, og avhengig av hva du jobber med vil du kunne spare mange arbeidstimer i løpet av en måned. Ta for eksempel en titt på Zapier og Ifttt for å komme igang, disse lar deg automatisere mange ulike oppgaver.

8. Bruk timer eller nedtellingsklokke på oppgavene dine

En populær måte å bli mer effektiv på er å sette av tilmålt tid til spesifikke oppgaver, eller å bruke nedtellingsklokke. Sett for eksempel av 10, 20 eller 30 minutter per oppgave avhengig av hvor komplekse de er. Det gjør det lettere å fokusere og gjør at du jobber langt mer produktivt i hver arbeidsøkt. 

9. Legg inn tid til pauser

Ta en liten pause mellom hver økt, og strekk gjerne på bena eller trekk litt frisk luft. Det gir bedre konsentrasjon og reduserer spenninger i kroppen. 

10. Bruk 80/20 regelen når du prioriterer oppgaver

Som regel vil man ikke ha nok tid til at man ønsker å gjøre, selv med effektivisering av rutiner og hvordan man jobber. Da er det viktig å fokusere på de riktige oppgavene. 

80/20 regelen (Pareto prinsippet) sier at 80% av konsekvensene skyldes 20% av årsakene. Det vil si at for eksempel 80% av et firmas lønnsomhet eller resultat kommer fra 20% av aktivitetene eller produksjonen. Om du greier å finne ut hvilke av dine oppgaver som gir mest tilbake er det disse du bør legge tiden din på. Oppgaver som faller utenom kan enten automatiseres, delegeres, utsettes eller rett og slett ikke gjøres.

| Les også: Få bedre ergonomi på lageret med 5 enkle tips »

Bonus tips: Opplever du ofte at mens du sitter og jobber så kommer andre tanker og distraherer deg? Det kan være ting du må huske på å gjøre, eller en god idé for eksempel.

Lag ditt eget distraksjonsdokument eller en notatblokk, og skriv ned disse ideene og tankene der når de dukker opp slik at du kan legge dem mentalt bort og fortsette arbeidet. Når arbeidsdagen nærmer seg slutten går du igjennom notatene og behandler disse, eventuelt setter dem på gjøremålslisten.